Het energiecontract komt binnen als PDF. Je weet dat het in de lijst hoort: leverancier, contractnummer, bedrag, opzegtermijn, einddatum. Je weet ook dat het vijf minuten turen op pagina vier is, en het is vrijdagmiddag. Dus blijft het in je mailbox staan, en achttien maanden later verlengt het zichzelf.
De herinnering was nooit het lastige deel. Het ding in de lijst krijgen wel. Vanaf vandaag sleep je de PDF erin en vult OwndUp de rij voor je.
Hij vult jouw kolommen, niet die van hem
Er zit geen vast "contractsjabloon" achter. OwndUp kijkt naar de kolommen die jij op die lijst hebt gemaakt en vraagt precies die velden op. Staan er Leverancier, Bedrag per maand, Opzegtermijn en Einddatum, dan komt dat terug. Een lijst met Certificaatnummer en Geldig tot krijgt die.
En omdat je datumkolom al weet wat hem te doen staat, landt de rij mét gewapende verloopreminder: 30 dagen ervoor, of wat jij hebt ingesteld. Document erin, waarschuwing ingepland. Daar gaat het om.
Je landt altijd op een gewone rij
De extractie is een concept, nooit een besluit. Je komt uit op dezelfde bewerkbare rij die je met de hand ook had gekregen, met de herkende velden voorgevuld en gelabeld uit document. Klopt het bedrag niet? Pas het aan. Staat de opzegtermijn niet in de PDF? Typ hem erbij. Er wordt niets opgeslagen voordat jij dat zegt.
Daardoor kunnen de vervelende gevallen ook nergens misgaan. Scheef gescand, half in het Duits, een samenvattingspagina zonder datums — je krijgt wat er gevonden is en vult de rest zelf aan. Het is een voorsprong, geen orakel.
Twee ingangen
- Vanuit een lijst: de knop PDF uploaden met AI onder de tabel zet een rij in de lijst waar je toch al bent.
- Vanuit Lijsten: dezelfde knop op de overzichtspagina, waar je eerst de doellijst kiest.
PDF's tot 15 MB, op lijsten die van jou zijn. Gespiegelde SharePoint- en Excel-lijsten blijven alleen-lezen, zoals het hoort.
Waar het document heen gaat, eerlijk gezegd
Een PDF laten lezen betekent hem ergens naartoe sturen. Wij kozen Mistral, gehost in de EU (Parijs) — bewust, want een tool die Europese contracten bewaakt hoort ze niet via een Amerikaanse cloud te sturen.
OwndUp zelf bewaart geen bestanden: de PDF wordt in het geheugen gelezen en weggegooid, alleen de velden die jij goedkeurt blijven staan. Mistral houdt hem kort vast (30 dagen) voor eigen operationele doeleinden en traint er niet op. Het staat allemaal uitgeschreven op onze subverwerkerspagina, inclusief wie er verder aan je gegevens komt.
En wil jouw organisatie liever helemaal geen AI, dan zet een beheerder het tenant-breed uit onder Team. De knop verdwijnt voor iedereen en er gaat geen document de deur uit. Standaard staat het aan — uit is één klik.
Welke plannen
De documentlezer hoort bij Business en Continuïteit. Al het andere rond de herinnering blijft precies zoals het was, in elk plan.
Niets verloopt. Niets blijft liggen. En het erin krijgen kost nu tien seconden.