Naar inhoud
EN · NL Gratis proberen ↗
Voor KAM, HR en planning in bouw, techniek, transport en industrie

Elk certificaat geldig.
Elke keuring gepland.
Bewijs voor de audit.

OwndUp is het register voor alle certificaten, keuringen en verplichtingen met een vervaldatum. Elke datum krijgt een eigenaar, herinneringen blijven aandringen tot iemand handelt, en bij de audit laat je zien dat het is gebeurd, ook als de collega die het altijd regelde, vertrekt.

30 dagen gratis proberen ↗ Zo werkt de bewaking
30 dagen gratis Geen creditcard nodig Servers in de EU, AVG-proof
Waar het misgaat

Een Excel-matrix weet wanneer iets verloopt.
Hij doet er alleen niets mee.

De datums staan er vaak wel. Maar een cel waarschuwt niemand, wijst niemand aan en bewijst niets. Zo staat een verlopen VCA er pas als de man al bij de poort wordt weggestuurd.

Niemand is eigenaar

In een matrix staat nergens wie over dit certificaat gaat. Dus gaat niemand erover, tot het te laat is.

Eigenaar per rij

Het hangt aan één persoon

Marjan weet welke keuringen wanneer moeten. Marjan gaat met vakantie, wordt ziek of vertrekt, en de kennis vertrekt mee.

Backup die overneemt

Je kunt niets bewijzen

Bij de audit is "we hadden het in Excel" geen antwoord. Je moet laten zien dát er op tijd is gehandeld, en door wie.

Bewijs per ontvanger
Hoe de bewaking werkt

Outlook waarschuwt en stopt.
OwndUp blijft achter de datum aan.

Vijf stappen, automatisch, per datum. Dit is precies wat een spreadsheet met een reminder-kolom niet kan.

1

Bewaakt

Elke vervaldatum in het register wordt bewaakt, met de aanlooptijden die jij kiest, bijvoorbeeld 90, 60, 30 en 7 dagen vooraf.

2

Herinnert

Op tijd gaat er een herinnering naar iedereen die de lijst deelt. Wil je het smaller, wijs dan een e-mailkolom aan en de herinnering volgt de regel.

3

Blijft aandringen

Wordt er niet gehandeld, dan volgt elke week een nieuwe nudge tot iemand de datum afhandelt. Eén gemiste mail is niet langer een gemiste deadline.

4

Escaleert

Blijft het liggen, dan schuift de melding automatisch door naar de backup beheerder en de beheerders. De datum valt nooit tussen wal en schip.

5

Bewijst

Elke verzonden herinnering en elke afhandeling wordt vastgelegd, per ontvanger, en blijft staan. Dat logboek is je antwoord bij de audit.

Wat je erin zet

Eén register voor alles wat verloopt en terugkeert

Certificaten en keuringen leiden, maar dezelfde lijst neemt net zo makkelijk je contracten, verzekeringen en vergunningen mee.

Certificaten

VCA, BHV, EHBO, Code 95, ADR, NEN 3140, ISO 9001. Met houder, nummer en geldigheidsdatum.

Keuringen

Brandblussers, ontruimingsoefening, NEN 3140-inspectie, RI&E: alles wat periodiek gekeurd of herhaald moet worden.

Wagenpark & materieel

APK, verzekering, lease, heftruck- en machinekeuringen. Per voertuig of toestel.

Contracten

Leverancier, onderhoud, huur. Met de opzegtermijn erbij, zodat je waarschuwing valt terwijl je nog kunt opzeggen.

Verzekeringen

Polissen met verlengings- en opzegdatum, gekoppeld aan wie erover gaat.

Vergunningen

Milieu-, omgevings- en exploitatievergunningen, elk met een eigen vervaldatum en eigenaar.

Waarom niet gewoon…

Je hebt dit al geprobeerd in Excel en Outlook

Ze doen elk een stukje. Geen van drieën doet de hele lus.

Excel-matrix

Weet de datums, maar waarschuwt niemand, wijst niemand aan en houdt geen bewijs bij. En hij rot stil zodra niemand hem onderhoudt.

Outlook / agenda

De reminder zit in één postvak en sterft met die persoon. Geen eigenaar, geen escalatie, geen gedeeld overzicht.

Zware QHSE-suites

Kunnen alles, maar zijn gebouwd en geprijsd voor 500+ medewerkers. Voor een team van 10 tot 100 is dat een kanon op een mug.

Bewijs voor de audit

Verzonden én afgehandeld: zwart op wit

Het verschil tussen "we hadden een reminder" en "hier staat dat hij op 3 september is verstuurd, door wie hij is afgehandeld en wanneer". Dat laatste overleeft een audit.

Per ontvanger vastgelegd, ook "mislukt" Afgehandeld door wie, en wanneer Append-only: het wordt nooit overschreven
Bij de audit vraagt de keurmeester: hoe borg je dat certificaten op tijd worden verlengd? Je opent het logboek en laat de keten zien. Bewaakt, herinnerd, afgehandeld, met naam erbij. Dat is het antwoord dat een matrix niet kan geven.

Zet vanmiddag je eerste register op

Begin met een kant-en-klaar sjabloon voor certificaten of keuringen, of importeer je bestaande Excel-matrix. 30 dagen gratis, geen creditcard.

30 dagen gratis proberen ↗ Bekijk de sjablonen
Servers in de EU · AVG-proof · je blijft eigenaar van je data