Meestal merk je het op het slechtste moment. Een opdrachtgever vraagt om de VCA-diploma's van de ploeg die maandag begint, of een monteur staat bij de poort en zijn diploma blijkt al een paar maanden verlopen. Dan wil je twee dingen weten: hoe los ik dit nu op, en hoe voorkom ik dat het nog eens gebeurt.
Hoe lang is een VCA-diploma geldig?
Een VCA-diploma, zowel B-VCA (basis) als VOL-VCA, is tien jaar geldig. Dat zegt SSVV, de beheerder van de VCA-regeling, en examenbureaus zoals PBNA bevestigen het. Het gerucht dat de geldigheid naar vijf jaar zou gaan klopt niet. Wel eisen sommige opdrachtgevers en bedrijven dat hun mensen eerder opnieuw examen doen. Dat is dan hun eigen regel, niet die van VCA.
Twee dingen zijn belangrijk om te weten:
- Verlengen bestaat niet. Na tien jaar doe je opnieuw examen. Er is geen herhalingscursus die de datum doorschuift en geen overgangstermijn.
- Niemand waarschuwt je. SSVV zegt het letterlijk: je moet zelf in de gaten houden wanneer je diploma verloopt. Het examencentrum zet het diploma in het Centraal Diploma Register (CDR), maar het register stuurt geen seintje.
Wat je vandaag doet als een VCA verlopen is
- Controleer de datum in het CDR. Kijk in het Centraal Diploma Register wat er echt geregistreerd staat. Soms is de papieren of digitale kopie in je eigen administratie oud, en heeft iemand intussen al opnieuw examen gedaan.
- Check wat de opdrachtgever eist. Vraag na of de klus een geldig VCA-diploma vereist, en welk niveau: B-VCA of VOL-VCA. Leidinggevenden op de werkvloer hebben meestal VOL-VCA nodig.
- Plan het examen zo snel mogelijk. Er is geen verlenging, dus de enige weg terug is een nieuw examen bij een erkend examencentrum. Vraag naar de eerste datum en of er een online of klassikale variant is die past.
- Zet de medewerker tijdelijk ergens anders in. Werk waar de opdrachtgever een geldig VCA voor eist, kan tot het nieuwe diploma in het CDR staat beter bij een collega liggen. Spreek dat vooraf af, dan sta je niet op de dag zelf te improviseren.
- Kijk meteen naar de rest van de ploeg. Waar één diploma verlopen is, zijn er vaak meer die binnenkort aflopen. Diploma's die rond dezelfde tijd zijn gehaald, verlopen ook rond dezelfde tijd.
Waarom het steeds weer misgaat
Tien jaar is lang. Wie het diploma regelde, werkt er misschien al niet meer. De datum staat in een Excel-lijst, een map met pdf's of het personeelsdossier, en daar kijkt pas iemand naar als het al te laat is. Een datum in een cel doet niets. Hij herinnert niemand, en hij weet niet wie er iets mee moet.
Het helpt om de lijst te bekijken als een register met een eigenaar, niet als een archief. Per medewerker: welk diploma, welk niveau, behaald op, verloopt op, en wie de verlenging regelt.
Zo zie je het de volgende keer aankomen
- Reken terug vanaf de verloopdatum. Een examen plannen, de cursus volgen en de uitslag in het CDR krijgen kost tijd. Een waarschuwing drie maanden van tevoren geeft ruimte, ook als de eerste examendatum vol zit.
- Zet een tweede waarschuwing dichter op de datum. Bijvoorbeeld een maand van tevoren, voor als de eerste is blijven liggen.
- Laat de waarschuwing niet aan één persoon hangen. Is de enige die de lijst bijhoudt op vakantie of vertrokken, dan valt het hele overzicht stil.
- Leg vast wie het oppakt. Een melding aan "iedereen" wordt door niemand opgepakt. Eén naam per diploma werkt beter.
- Zet de nieuwe datum direct in de lijst. Zodra het nieuwe diploma in het CDR staat, schuif je de verloopdatum tien jaar op en staat de volgende waarschuwing al klaar.
Met OwndUp
In OwndUp maak je een lijst met je eigen kolommen, of importeer je de Excel-lijst die je al hebt. Aan de kolom met de verloopdatum hang je een herinnering, bijvoorbeeld 90 dagen van tevoren. OwndUp mailt dan iedereen met wie de lijst gedeeld is en blijft herinneren tot iemand het heeft afgehandeld. Elke lijst heeft één eigenaar, en vertrekt die, dan draag je het eigenaarschap over en blijft het register bestaan.
Je kunt het 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard. De VCA van je ploeg verloopt nog steeds na tien jaar. Het verschil is dat je het nu drie maanden van tevoren weet.