Hoe lang is een VCA-diploma geldig? Zo reken je de verloopdatum uit en check je hem

De vraag komt meestal op een maandagochtend. Een opdrachtgever wil weten of iedereen op de klus een geldig VCA-diploma heeft, of een nieuwe collega zegt dat hij "ooit VCA heeft gehaald". Dan wil je snel weten: hoe lang is dat diploma geldig, tot wanneer precies, en hoe kijk je dat na zonder iedereen te bellen.

Het korte antwoord

Een VCA-diploma is tien jaar geldig. Dat geldt voor B-VCA (basisveiligheid) en voor VOL-VCA (voor operationeel leidinggevenden). De tien jaar tellen vanaf de datum van het examen, en de verloopdatum staat op het diploma zelf. Examenbureaus zoals PBNA noemen dezelfde termijn.

Drie dingen die vaak verkeerd worden gedacht:

• Het diploma hoort bij de persoon, niet bij het bedrijf. Wisselt iemand van werkgever, dan blijft zijn VCA gewoon geldig. Hij hoeft niet opnieuw examen te doen.
• Er is geen verlenging en geen overgangstermijn. Een dag na de verloopdatum is het diploma verlopen. Wie daarna weer een geldig VCA nodig heeft, doet opnieuw examen.
• Een opdrachtgever mag strenger zijn. Sommige bedrijven eisen dat hun mensen eerder opnieuw examen doen, of vragen VOL-VCA waar B-VCA formeel genoeg is. Dat is dan hun eigen eis. Vraag het na voordat je iemand inplant.

Zo check je de datum

1. Kijk in het Centraal Diploma Register (CDR). Dat is het register van SSVV, de beheerder van de VCA-regeling. Het examencentrum zet daar elk behaald diploma in, met de datum tot wanneer het geldig is. Een kopie in je eigen administratie kan verouderd zijn; het CDR is leidend.
2. Vergelijk met wat je zelf hebt staan. Klopt de datum in je eigen lijst niet met het CDR, pas dan je lijst aan. Vaak heeft iemand intussen opnieuw examen gedaan en is alleen de administratie achtergebleven.
3. Bewaar een bewijs. Auditors vragen steeds vaker om een bewijs uit het CDR, niet alleen om een pasje of een opleidingsbewijs. Een schermafdruk van de CDR-pagina bij de medewerker in het dossier scheelt zoeken op het moment dat het gevraagd wordt.

Diploma of pasje kwijt?

Een kwijtgeraakt papier of pasje betekent niet dat het diploma weg is. Zolang het in het CDR staat, is het geldig tot de datum die daar staat. Bij examenbureaus zoals PBNA kun je na het examen een digitaal VCA-pasje downloaden, en een fysiek pasje kun je daar later opnieuw bestellen.

De verloopdatum uitrekenen in Excel

Heb je een lijst met de examendatum per medewerker, dan reken je de verloopdatum uit in plaats van hem over te tikken. Stel: kolom B is de examendatum.

• Verloopdatum (kolom C): =ZELFDE.DAG(B2;120) in de Nederlandse Excel, of =EDATE(B2,120) in de Engelse Excel en in Google Sheets. Dat is precies 120 maanden, dus tien jaar later op dezelfde dag.
• Dagen over (kolom D): =C2-VANDAAG(), of =C2-TODAY() in het Engels. Geef de kolom de opmaak Getal, anders toont Excel een datum.
• Status (kolom E): =ALS(D2<0;"Verlopen";ALS(D2<=90;"Binnenkort";"Geldig")), in het Engels =IF(D2<0,"Expired",IF(D2<=90,"Soon","Valid")).

Sorteer daarna op kolom D, van laag naar hoog. Bovenaan staan dan de diploma's die al verlopen zijn, en direct daaronder wie binnen drie maanden opnieuw examen moet doen. Die drie maanden zijn geen regel, maar wel een veilige marge: een examen plannen, de cursus volgen en de uitslag in het CDR krijgen kost tijd, en de eerste examendatum zit soms vol.

Let op met een datum die je overneemt van een oud diploma. Staat er al een verloopdatum op, gebruik die dan in kolom C in plaats van de formule. Dan reken je niet met een examendatum die je niet zeker weet.

Waarom de lijst toch weer misgaat

De formule klopt, maar een spreadsheet waarschuwt niemand. Hij rekent pas als iemand hem opent, en tien jaar is lang genoeg om te vergeten dat de lijst bestaat. Wie hem ooit maakte, werkt er misschien al niet meer. Daarom gaat het meestal mis op het moment dat de opdrachtgever erom vraagt, en niet drie maanden eerder.

Wat helpt: één eigenaar per lijst, de lijst gedeeld met wie de examens inplant, en een waarschuwing die vanzelf komt in plaats van een kolom waar iemand naar moet kijken.

Met OwndUp

In OwndUp importeer je de Excel-lijst die je al hebt, met je eigen kolommen. Aan de kolom met de verloopdatum hang je een herinnering, bijvoorbeeld 90 dagen van tevoren. OwndUp mailt dan iedereen met wie de lijst gedeeld is en blijft herinneren tot iemand het heeft afgehandeld. Herkent OwndUp in een rij een VCA-diploma, dan stelt het tien jaar voor als gebruikelijke termijn, met de VCA-regeling als bron. Je kunt het altijd zelf aanpassen.

Je kunt het 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard.