Certificaten haal je makkelijk en vergeet je nog makkelijker. Iemand haalt een VCA, een BHV-diploma of een heftruckcertificaat, de Code 95-nascholing wordt bijgewerkt, en de datum waarop het verloopt verdwijnt in een map of een spreadsheet die niemand meer opent. Een jaar of twee gaat het goed. Dan vraagt een opdrachtgever om geldige certificaten, of iemand staat op een klus waar hij niet meer voor gecertificeerd is, en ineens is die gemiste verlenging een probleem.
Een datum in een spreadsheet waarschuwt niet
Je kunt netjes bijhouden welk certificaat wanneer verloopt. Handig om op te zoeken, maar het bestand zegt nooit iets terug. De datum ligt er, en jij moet er zelf aan denken om te kijken. Dat werkt zolang je er elke week induikt, en daarna niet meer.
De tweede valkuil is dat zo'n lijst één beheerder heeft. Eén iemand op kantoor of op de werkvloer weet welke keuringen en certificaten aflopen. Is die persoon met vakantie, of vertrekt hij, dan valt het overzicht stil en merkt niemand het tot er al iets verlopen is.
Koppel een herinnering aan de verloopdatum
In OwndUp bouw je een lijst met je eigen kolommen: medewerker, certificaat, behaald, verloopt. Aan die verloopkolom hang je een herinnering en je bepaalt zelf hoeveel dagen van tevoren je gewaarschuwd wilt worden, bijvoorbeeld 60 dagen voordat een certificaat afloopt. Alle openstaande meldingen komen samen op één pagina, zodat je in één oogopslag ziet wat er voor het hele team aankomt.
Je zet het één keer goed en de lijst bewaakt de rest. Nadert een datum, dan mailt OwndUp iedereen met wie de lijst gedeeld is en zet er een melding in de app bij, zodat het seintje niet aan één mailbox hangt. Verleng je een certificaat, dan schuif je de datum door en herstelt de herinnering zich vanzelf voor de volgende keer.
Een paar dingen die teams zo bewaken:
- Veiligheids- en opleidingscertificaten zoals VCA, BHV en VOG die op tijd verlengd moeten worden.
- Code 95-nascholing en het rijbewijs van beroepschauffeurs.
- Machinegebonden certificaten zoals het heftruckcertificaat.
- NEN 3140-keuringen van elektrische arbeidsmiddelen en andere periodieke inspecties.
- Kwaliteits- en informatiebeveiligingscertificaten zoals ISO 9001 en ISO 27001 met een harde auditdatum.
Wil je het certificaat zelf dichtbij houden, voeg dan een linkkolom toe die verwijst naar waar de pdf in SharePoint of OneDrive staat. OwndUp houdt de lijst en de herinnering vast, niet het bestand, dus je dupliceert niets.
Een lijst die een team deelt, niet een persoon bezit
Deel de lijst met je collega's als lezer of bewerker, en het overzicht zit niet langer in het hoofd van één iemand. Elke lijst houdt een eigenaar die nooit kan wegvallen, en je wijst een backup aan die het overneemt als de eigenaar er niet meer is. Blijft een verlenging na een tijdje nog onaangeroerd, dan escaleert OwndUp hem naar die backup, zodat een vergeten certificaat niet stilletjes verloopt.
Certificaten blijven op hun eigen moment aflopen. Het verschil is of je het weken van tevoren weet of weken te laat. Zet de herinnering één keer op de datum, deel de lijst, en je wordt weer op tijd gewaarschuwd.