Veel teams houden hun belangrijkste dingen bij in een Excel-bestand op OneDrive. Contracten, licenties, keuringen, abonnementen. Het bestand doet z'n werk, maar het zegt nooit iets terug: verloopt er iets, dan merk je het pas als het te laat is. Je kunt die Excel nu rechtstreeks aan OwndUp koppelen en er wél seintjes op zetten, zonder je bestand te verplaatsen.
Koppelen, niet overtypen
Je hoeft je Excel niet om te bouwen tot een OwndUp-lijst. Je koppelt het bestand dat al in je OneDrive staat, kiest het juiste werkblad, en OwndUp spiegelt de gegevens alleen-lezen. Je Excel blijft de bron: daar blijf je gewoon in werken zoals je gewend bent, en die wijzigingen komen bij de volgende sync mee.
De eerste keer vraagt Microsoft je eenmalig om toestemming zodat OwndUp je bestanden mag lezen. Die toestemming is alleen-lezen: we schrijven niets terug naar je Excel en veranderen er niets aan. Ontkoppel je later weer, dan blijft het bestand precies zoals het was.
Herinneringen die vast blijven zitten
Op de gespiegelde lijst zet je herinneringen. Je koppelt een seintje aan een datumkolom en bepaalt zelf hoeveel dagen van tevoren je gewaarschuwd wilt worden, bijvoorbeeld 30 dagen voor een verloopdatum. Alle openstaande meldingen komen samen op één pagina.
Eén ding is daarbij belangrijk, en het is meteen het slimme deel. Excel-rijen hebben geen vast kenmerk: verschuift een rij omdat je er eentje boven invoegt of verwijdert, dan weet een simpele koppeling niet meer welke rij welke was. Daarom kies je bij het koppelen een sleutelkolom, bijvoorbeeld een contractnummer of een klantnaam. Daarmee herkent OwndUp elke rij aan z'n eigen waarde, en blijft je herinnering aan de juiste regel hangen, ook als de volgorde in Excel verandert.
Datums die kloppen
Een datum in Excel is stiekem een getal, en zeker met Nederlandse en internationale notaties gaat het makkelijk mis. OwndUp leest datumkolommen daarom op de onderliggende waarde uit en zet ze om naar een vast, eenduidig formaat. Andere kolommen nemen we over zoals ze in beeld staan, zodat bedragen, voorloopnullen en codes precies blijven zoals jij ze hebt getypt.
Waar het handig voor is
- Contracten en licenties met een harde verloopdatum in Excel.
- Keuringen en certificaten die op tijd verlengd moeten worden.
- Abonnementen die anders stilzwijgend doorlopen.
Goed om te weten: het werkt met .xlsx-bestanden uit OneDrive, en de koppeling is alleen-lezen. Je Excel blijft van jou en blijft de waarheid; OwndUp voegt er de seintjes aan toe die het bestand zelf niet geeft.
Koppel het bestand één keer, kies je sleutelkolom, zet de herinnering goed, en je wordt weer op tijd gewaarschuwd, zonder ook maar iets aan je Excel te veranderen.